G-Drive 智慧工坊 – 磁碟檔案 001 – 磁碟架構與到點觸發

google workspace

babaochou2420 2024-06-29 16:17:57 ‧ 613 瀏覽

分享至

0. 前言

在生活中我們不乏有需要分享的資料，但針對那些需要在期限內收回的我們則往往會忘記。

就像是圖書館今日借出了文件資料，現實中通常只能依靠催促，但在科技上我們則會透過 ePub 設定過期時效，當時間到點之後電子檔就會自我毀損不再提供功能。

而此時我們就可以依靠定時器，在指定的時間點處理事項，不必擔心事後遺忘。

我的部落格: https://babaochou2420.com/2024/06/23/g-drive_automation_diy-drive-001-drive_structure_n_expiration_trigger/

1. 重點

磁碟的檔案都具帶獨特 ID，這也是為何搬移資料位置並不會影響連線，同時要注意檔案安全
可以透過 Trigger 指定單次觸發時間

2. 內容

2.1. 資料遷移

在我們進入正題之前，我希望先介紹如何在磁碟中進行檔案與資料夾的增刪改查，讓各位先清楚其架構。

現在各位看到上圖我準備了空資料夾 1 與 2，而紅框的圖片則是我們待會進行示範的素材，此時若我們透過右鍵 >> Share >> Copy Link，將網址複製出來將類似以下格式，其中的 file 代表其屬性，而在 d 之後的 33 位字元便是普遍檔案的 File ID 。

https://drive.google.com/file/d/1nraXFA4oTV4KaBPvxIZfSsECpM_M1MHH/view?usp=drive_link

而如果是像 Google Docs Editors，當我們進入編輯頁面後則會看到是 44 位字元，可以看到並不歸屬於普通的 file 分類，而會各自呈現 document, spreadsheet, presentation 與 forms 等等標籤。

https://docs.google.com/document/d/1T8UI3P4S9PkBALRtI9mck3ORGDmVk0XG-fKd0k2vQlo/edit

此時我們在往上看到雲端磁碟的網址尾端，除了 My Drive 之外都能直接夠看到這個資料夾的 Folder ID 。而這也不代表 My Drive 沒有 ID，在結構下它也屬資料夾，只是必須透過 Apps Script 的回應取得。

https://drive.google.com/drive/folders/1Dtsmmoh_57RDAi50Nl3lpaP5H7wsQ-DG

而正是有這些 ID，我們的檔案就算搬遷了，擁有權限的人還是可以正常連線到。而此時就是為何私人檔案或小組作業千萬別偷懶開放 Everyone，透過猜網址的辦法不安好心的用戶也能夠抓取到檔案。

那我們接著就先進入到 Apps Script 的簡單示範，我們將設定好參數中所有的 ID。那可以看到針對檔案的讀取我們使用 DriveApp.get####ById，另外其實有 ByName 方法用名稱搜尋但個人並不推薦。

var file = DriveApp.getFileById('FILE_ID');

var folder_001 = DriveApp.getFolderById('FOLDER_1_ID');
var folder_002 = DriveApp.getFolderById('FOLDER_2_ID');

2.2.1. 檔案副本

接著先執行看看 copy 方法，完成後應該會在資料夾 1 出現同名的檔案。那各位應該有注意到三種不同的makeCopy 格式，第一種就是我們在同資料夾內 ctrl c / v 會產出帶有 Copy 字樣的檔案，此時在同路徑下想要客製化檔名就要依靠第二種，而最後的第三種則又包含要儲存到哪個資料夾。

// Make a copy of file
function copy() {
  try {
    // // Make a copy under same root
    // file.makeCopy(); 

    // file.makeCopy(`${NAME}`); 

    file.makeCopy(file.getName(), folder_001);
  } catch (error) { console.error(error); }
}

2.2.2. 檔案命名

我們接著針對該副本進行處理，複製其 ID 並替換程式碼的設定。

再來我們測試 rename 方法的效果，在上一部我們用過 getName 取得檔名，而這次我們則是用 setName 將其重新命名，在範例我們檢查是否變成 TESTING 字樣。

// Rename file
function rename() {
  try { file.setName(`TESTING`); } catch (error) { console.error(error); }
}

2.2.3. 檔案遷移

那再來我們將嘗試將檔案變換位置，接著執行看看我們的 move 方法，應該會將檔案轉到不同資料夾。

// Move file
function move() {
  try {
    file.moveTo(folder_002);

    console.log('Moved file from folder 1 to 2');
  }
  catch (error) { console.error(error); }
}

2.2.4. 軟性刪除（Soft Delete）

我們所謂的軟性刪除是指給予檔案標籤，而尚未實際刪除檔案，常見於垃圾筒的功能。我們接著執行 trash 方法，並到垃圾桶檢查是否有刪除該檔案。

// Soft Delete
function trash() {
  try {
    file.setTrashed(true);

    console.log('Moved file to trash can');
  } catch (error) { console.error(error); }
}

2.2.5. 硬性刪除（Hard Delete）

反之硬性刪除則是直接從磁碟完全刪除，而此時我們就必須先仰賴額外的 Service >> 選擇 Drive API 。

我們選擇 Drive API 最新版的 V3，並維持預設的呼叫名稱: Drive 。

完成後再來試試 remove 方法，過後檔案應該從垃圾桶直接被刪除，阿當然也可直接套用於磁碟檔案。

// Hard Delete
function remove() {
  try {
    Drive.Files.remove(file.getId());

    console.log('Removed file permanently');
  } catch (error) { console.error(error); }
}

2.2. 權限定時

總算來到我們的實作，那我們的目的就是在特定時間重設檔案的權限，或者套用剛剛的所學。若你剛剛有按照上面的步驟嘗試，請記得將最開始定義檔案 ID 與資料夾 ID 的部份註解，否則會報錯找不到檔案。

// Update sharing permission of folder
// 
// - Get all users already registered on list
// -- Remove Viewers
// -- Remove Editors
// - Reset folder permission
function updateFolderPermissions() {
  let folderId = 'YOUR_FOLDER_ID'; 

  console.warn('# RUN - updateFolderPermissions()');

  try {
    let folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
    
    // Remove existing permissions
    // let editors = folder.getEditors();
    // let viewers = folder.getViewers();
    
    // editors.forEach(function(editor) {
    //   folder.removeEditor(editor);
    // });
    
    // viewers.forEach(function(viewer) {
    //   folder.removeViewer(viewer);
    // });
    
    // @ 適用範圍 Access Type
    // @ 分配權限 Permission Type
    folder.setSharing(DriveApp.Access.PRIVATE, DriveApp.Permission.NONE);

  } catch (error) {
    console.error(error);
  }

  console.warn('# END - updateFolderPermissions()');
}

那我們接著就要學到簡易的 Trigger，並利用簡易的時間格式設定時間，選擇左側選單的 Trigger >> 右下角新增，並依照以下設定。那關於右側當程式出錯寄信的頻率，我一般都選即時以立即進行排錯。